Referat fra Sommerlejrgruppens møde på Palshøj – 18.-19. juni 2011

Tilstede : Else, Ulla, Inger, Gunver, Frands – Steen (via mobil)
Fraværende : Lone, Ali
Gæst : Helmer

1.    Valg af dirigent og referent
Frands – dirigent
Gunver – referent

2.    Siden sidst 
Ansøgning til Trygfonden er bevilliget – Sommerlejrgruppen har nu 320.000 kr. til disposition til sommerlejr 2011 og 2012 –
På landsmødet i Svendborg fik vi kontakt til nogle, som stå for køkkenet på sommerlejr 2012

3.    Sidste nyt fra : Else
o    Deltagerliste ajour – der er 5 på venteliste – Færdigt forslag til værelsesfordeling – bestilt busser – bestilt cykler (betales kontant ved afhentning 6.100 kr) – betalt for ophold på Hellebjerg (via kontoret)

4.    Sidste nyt fra : Lone – via Else
o    Køkkenhold : Lone – Mille – Inger K – Christina – Helmer – Ali
o    Madplan færdig – incl. Madplan til udflugterne

5.    Sidste nyt fra : Steen
o    Trygfonden har bevilliget de 320.000 kr til sommerlejr 2011 0g 2012 –
o    Enig beslutning om at sommerlejrgruppen deltager i år gratis på lejren
o    Der lægges yderligere 10.000 kr. til forplejning til økologisk produkter

6.    Sidste nyt fra : Inger
o    Musik til festaftenen er booket
o    Pernille Schötz er ikke på plads.

7.    Sidste nyt fra : Ulla
o    Turen til Endelave er på 3 timer – Reserveret færge – Deltager-etiket sendes – Tilladt at medbringe mad og drikke – Aftale om guidet tur i prærievogne m/ Poul Precht Laursen – (der er reserveret 2) – der er 1 time til fri benyttelse – brochurer over Endelave og Horses kommer til Hellebjerg (Ullas ansvar)

8.    Sidste nyt fra : Frands
o    er klar til kursus og massage

9.    Sidste nyt fra : Gunver og Ali
o    Plancer /opslag til huse/gange og spisesal er ikke klar – men bliver det
o    Udbetaling til løbende udgifter ordnes med Tanja
o    Medaljer købes – Jydsk Emblem Fabrik (jef.dk)
o    LAP-lege er ikke helt tilrettelagt – program følger
o    Præmier endnu ikke købt – (købes lørdag formiddag – sammen med Ulla)

10.    Hvordan får vi tryghed på lejren
(Udeladt p.g.a. personsag.)
o    Mht. indbydelser til næste lejr – Sommerlejrgruppen forbeholder sig ret til sammensætning af deltagere.
o    Deltagerliste udskrives/udleveres til sommerlejr-gruppen snarest efter tilmeldingsfristens udløb.
o    Deltagerliste udleveres ikke til deltagere før den er endelig vedtaget af sommerlejrgruppen – udsendes dog hurtigst muligt efter, så evt. samkørsel kan arrangeres.
o    Mht. iår – Ved info-møde oplyses praktiske regler – ved konflikter afgører sommerlejr-gruppen efter samtale med parter en løsning efter en af Frands udarbejdes tryghedsprocedure – evt. hjemsendelse.
o    Sommerlejrgruppen har sammensat deltagerliste og værelsesfordeling. Else udarbejder den endelige deltagerliste og værelsesfordeling ved sommerlejrgruppens ankomst til Hellebjerg.

11.    + punkt 13 – Endeligt program for ugen – Hvem gør hvad
o    Fredag : Sommerlejrgruppen ankommer kl 12 – senest 17 – Navneskilte – borde i spisesal rykkes sammen – håndklæder og sæbe på toiletter – sætte plancer op med vært + bolignr &mobilnr.
o    Lørdag : Ankomst – indskrivning (Inger og Gunver) –
o    Søndag – Folkedans og musik ved Else – vi smugtræner fredag aften
o    Rundvisning og gåtur søndag aften – evt. cykeltur til Juelsminde
o    Lørdag – præmier købes af Ulla og Gunver
o    Mandag – udflugt til Horsens – kl. 10-16 – bus bestilt – Ulla, Frands og Else ansvarlig (+Lone / mad) – Inger bliver hjemme – Museum – penge til indgang –
o    Tirsdag – LAP-lege (Ali, Liselotte, Christian, Gunver) – Workshop Frands – Massage Frands
o    Onsdag – fri formiddag (AnneKatrine makeup) – LAP konbtoret fortæller – Festaften
o    Torsdag – LAP-lege (samme ansvarlige) – Workshop Frands – Massage Frands – Sex og Psyke Steen
o    Fredag – udflugt til Endelave – kl-. 10-16.30 – mundtlig Sommerlejr evaluering kl. 18.30 – Cykler afhentes – betales kontant – Aftenunderholdning : Scenen er din – Inger og Else
o    Lørdag – hjemrejse
o    ræmier – Ulla og Gunver – præmier á 200-300 kr – til lodtrækning mellem deltagere i hver enkelt disciplin – mindre præmie til vinder i hver disciplin – Ulla køber før lejr og tager med til Hellebjerg – resten købes lørdag af Ulla og Gunver i Juelsminde.
o    Festudvalg : Inger og Gunver + frivillige til at dække og pynte op
o    Modtage på Vejle station : Else og Frands
o    LAP-lege – medaljer – bestilles af Gunver – Præmier : Ulla og Gunver -. 8 discipliner
o    Indkvartering – Inger og Gunver – husk extra sengesæt
o    Intro – Opslag m/fotos i spisesal – Else
o    Indkøb af manglende præmier – Ulla og Gunver
o    Brænde – bål – Else
o    Vægavis – ugens program i A3 – Else og Lone
o    Deltagerlister til udflugter – Else og Lone
o    Kiosk – Frands – Steen – Gunver – LiseLotte – Dorte – Gert – Helmer (indkøb)
o    Askespande – Ole
o    Flag – Gert
o    Sygdomsberedskab . Overordnet sundhedsansvarlig – Frands – Ulla (opslag)
o    – – – Førstehjælpskasse i køkken – liste med mobilnumre
o    Tlf.liste over sommerlejrgruppen til alle deltagere – Inger

12.    Daglige møder 
Møde kl. 8.30 – 9.00 hver dag  – dagen gennemgåes + info fra dagen før – i lukket rum

14. Tryg-fondens sponsorpenge
o    Endnu en diskussion om at Sommerlejr-gruppen skal gratis med – vi henviser til referat af 1. september 2010, hvor vi vedtog, at hvis bevilligen gik igennem, skulle vi med gratis – Allerede indbetalte penge fra gruppen tilbagebetales snarest – Else tager sig af det.
o    Gunver forespurgte om mulighed for at anskaffe et elektronisk målebånd – hvis pris under 1000 kr = ok.

15. Mette, Birgitte, Tanja & Steen
Beretning om hvad LAP er og kan gøre for medlemmer – kommer onsdag eftermiddag
o    Ulla og Steen – fortælle om LAP som mulighedernes grund – søndag kl. ca. 15
o    Ingers initiativ : Kunsten at leve – som oplæg om livskvalitet tages op til et morgenmøde af Inger selv – brochurer og kopier bringes med.
Skolen skal kontaktes vedrørende kassettebåndoptager til stereo – projekter til film / store lærred – måleapparat – extra linned – pedel : sportsrekvisitter – målebånd.