Vedtaget på møde i landsledelsen den 8.05.2015 og ændret på møde den 31.10.2015, den 13.02.2016, den 18.08 2018, den 06.04 2019, 30.01 2020, 16.02. 2022, 21.05. 2022, 14.01.2023, 05.05. 2024.

Følgende underskrives af LL medlemmer på deres første møde:
”Som medlem af LAP ́s landsledelse er jeg klar over, at LAP`s landsmøde er foreningens øverste myndighed, og jeg forpligter mig til at overholde de beslutninger, der er vedtaget på de årlige landsmøder, herunder vedtægter og øvrige vedtagne regler.”

Mødeforberedelse

1. Landsledelsen (LL) fastsætter tid og sted for ordinære LL-møder. Forretningsudvalget (FU) fastsætter tid og sted for ekstraordinære LL-møder.

2. Punkter til dagsorden ved ordinære møder skal sendes til sekretariatet og FU senest 14 dage før mødet.
Alle punkter skal indeholde beskrivelse af punktets emne og en begrundelse for punktet samt navnet på den/de, der indstiller punktet.

3. FU kan vurdere, at punkter af tids- eller temamæssige årsager ikke skal behandles på landsledelsesmødet. LL skal dog godkende dette.

4. Senest 7 dage før LL-møder udsender FU dagsordenen i samarbejde med sekretariatet indeholdende bilag til punkterne.

5. Ved lukkede punkter på LL ́s dagsorden skal emnet så vidt muligt fremgå af dagsordenen.

6. 1. og 2. suppleanten inviteres til møderne uden taleret og uden stemmeret.

Mødeafvikling

7. LL møder ledes af FU, der dog har ret til at anmode et andet medlem af LL om at fungere som ordstyrer.

8. Ved mødernes åbning kan der i undtagelsestilfælde vedtages at indføje aktuelle, hastende emner i dagsordenen. En revideret dagsorden skal udskrives og omdeles, hvis det ønskes.
Ekstraordinært møde, kan kun omhandle det/de emner, der er i følge dagsorden.

9. Møderne optages på lydfil. Optagelserne gøres tilgængelige på LAP’s sekretariat for dem, der har deltaget i møderne, uden mulighed for at tage kopier af optagelserne.

10. Referenten vælges enten at være en ansat eller et LL-medlem. Referatet mailes i udkast til LL, som har to uger til at foreslå rettelser, hvorefter FU godkender referatet til offentliggørelse på hjemmesiden. På det næstfølgende møde godkendes referatet formelt, idet indsendte forslag om rettelser udsendes sammen med referatet.

11. Et LL-møde er beslutningsdygtigt, når 7 LL-medlemmer er til stede. Med under 7 medlemmer kan FU afholde et udvidet FU-møde fælles med de fremmødte LL-medlemmer.
(jvf. Pkt. 16)

12. LAP ́s interne kritiske revisor skal have mulighed for at deltage i LLs møder på lige fod med LLs medlemmer, med betalt ophold, fortæring og rejseudgifter. Den interne kritiske revisor skal have tilsendt det samme materiale som LL-medlemmerne. Den interne kritiske revisor har ikke taleret på LLs møder. Hun/han har dog ret til at påpege overtrædelse af vedtægter mv. Hvis dette er aktuelt, skal en sådan påtale føres til referat. Referatet skal indeholde, hvad overtrædelsen går ud på og hvem, der har overtrådt reglerne. Den interne kritiske revisor beslutter selv hvilke møder hun/han deltager i, men skal altid give besked, om hun/han ønsker at deltage.

Diskretion og åbenhed

12. Alle LAP ́s medlemmer skal have ret til at deltage i LLs møder uden taleret. De kan ikke deltage under lukkede punkter. Medlemmerne skal selv betale de med mødet forbundne udgifter.

13. Korrespondance (brev/mail) mellem landledelsens medlemmer om forhold, der behandles i LL, må ikke uden LL ́s godkendelse videresendes til udenforstående.

14. Skrives der oplysninger om et navngivent LAP-medlem uden for LL, skal den navngivne person så vidt muligt have en genpart af oplysningerne, og LL medlemmer har ret til at drøfte oplysningerne med omtalte person.

Forretningsudvalgets myndighed.

15. Imellem LL-møderne kan FU træffe afgørelser i uopsættelige sager. Beslutninger, der bliver taget af FU formidles løbende og senest ved førstkommende LL-møde til den øvrige landsledelse.

16. Ved LL-møder med under 7 fremmødte LL-medlemmer kan FU afholde et udvidet FU møde fælles med de fremmødte LL-medlemmer. Der kan kun behandles presserende sager, og de trufne beslutninger skal godkendes på førstkommende LL-møde.

17. FU disponerer over foreningens økonomi i det omfang disse dispositioner er i overensstemmelse med den løbende budgetlægning og -justering, der påhviler LL.

18. FU fører et beslutningsreferat fra FU møder. Referatet er (undtagen lukkede punkter) tilgængelige for alle medlemmer. Referatet skal dokumentere beslutninger i FU, og give adgang til information for nye FU medlemmer.

Underpunkter til LL’s forretningsorden:

LL’s/LAP’s relationer til omverdenen

1. Som medlem af LL kan man offentligt udtale sig på foreningens vegne i overensstemmelse med eller i forlængelse af foreningens formulerede politik. Der hvor foreningen ikke har en formuleret politik, skal medlemmet vurdere om udtalelsen realistisk vil kunne få opbakning på førstkommende LL-møde. LL-medlemmer skal referere deres udtalelser på førstkommende LL-møde.

2. Ved henvendelser fra offentlige myndigheder, samarbejdsparter m.v. informerer sekretariatet hurtigst muligt FU/LL herom. Så vidt muligt forelægges sådanne henvendelser, inden de besvares, for LL på det førstkommende møde. I hastesager beslutter FU, hvor vidt og hvordan der skal reageres/svares, men orienterer efterfølgende LL herom.

3. LL medlemmer skal, så vidt det er muligt, sende al den post, som er på LAP’s vegne, via sekretariatet i Odense. I de tilfælde, hvor det er uhensigtsmæssigt at udsende post via sekretariatet, sendes straks en kopi af brevet hertil.

4. Ikke fortrolige materialer, referater o. lign, der vedrører LL repræsentationer, fremsendes hurtigst muligt og gerne pr. mail til LAP ́s mailadresse lap@lap.dk.

LL medlemmers pligter og rettigheder

1. LL ́s medlemmer er forpligtet til at møde op til LL-møderne. Ved forfald skal der så vidt det overhovedet er muligt meldes afbud senest 1 uge før mødet.

2. Det tilstræbes, at pladsen som LL medlem overgives til en suppleant, såfremt man ikke deltager i mindst halvdelen af møderne i en valgperiode.

3. LL-medlemmer kan fortryde en udmeldelse af LL frem til førstkommende LL-møde. Først efter dette møde indkaldes den næste suppleant i rækken.

4. LL medlemmer kan deltage i eksterne konferencer og møder med LAP betaling af gebyr og rejseomkostninger, såfremt dette er besluttet på et LL-møde. Er der ikke tid til at afvente et LL- møde, kan FU træffe beslutning om deltagelse. Det enkelte LL-medlem får i øvrigt dækket nødvendige udgifter i forbindelse med LAP-relateret arbejde.

5. LL medlemmer kan få dækket deres telefonudgifter samt udgifter til kontorhold i henhold til skattevæsenets gældende regler, i forbindelse med LAP – arbejdet (år 2022 kontorhold 1500 kr. + net og telefon 2450 kr.). Alternativt kan LL-medlemmer få dækket deres kontor- og/eller telefonudgifter efter regning. Det kræves sandsynliggjort, at udgifterne er LAP-relaterede.

6. LL medlemmer kan rekvirere visitkort på sekretariatet.

7. LL medlemmer må ikke uden en LL-/FU-beslutning indgå aftaler, der forpligter LAP økonomisk.

8. Ved indkøb foretages vurdering af pris og kvalitet i henhold til Statens retningslinjer og regler vedr. indkøb.

9. Ved indkøb på over kr. 25.000 indhentes 2-3 kontrol tilbud, jf. Statens retningslinjer og regler vedr. indkøb.

10. LL medlemmer har adgang til sekretariatets bibliotek og ansvar for de lånte bøger.

11. LL medlemmer har ret til mod kvittering at få nøgler til sekretariatet.

12. LL medlemmer har ret til mod kvittering at låne udstyr på sekretariatet. Der stilles bærbare computere til rådighed for FU-medlemmer.

Samspillet mellem sekretariat/ansatte og LL/FU

1. Har foreningen ansatte, påhviler det FU at varetage arbejdsgiverrollen. Dog skal LL godkende ansættelser og afskedigelser.

2. Sekretariatet skal servicere landsledelse og FU og i videst muligt omfang foreningens individuelle og kollektive medlemmer. Materiale udsendes så vidt muligt pr. e-mail. LL medlemmer skal meddele ændringer i e-mail adresser (samt tlf., adresse m.v.) til sekretariatet.

3. Sekretariatet prioriterer løbende sine opgaver efter samråd og aftale med FU. Opstår der uenighed mellem sekretariatet og medlemmer af ledelse og eller forening om, hvor vidt og hvordan en opgave skal løses, eller om hvem der disponerer over sekretariat og udstyr hvornår, kan sekretariatet til enhver tid inddrage FU i problemløsningen.

4. Ingen fastansatte i LAP kan sidde i LL. Midlertidigt, kortvarigt ansatte (f.eks. projekter og evt. vikariater) er inhabile i de sager i LL, der vedrører ansættelsen eller andet, man får vederlag for. Ansættelsens varighed defineres ved ansættelsen. Ved inhabilitet forlades mødet under punktets behandling.