Referat af møde i Refugiegruppen, 8. september 2014

Afholdt i LAP`s Hovedkontor Store Glasvej 49 i Odense

Deltagere: Paul – Signe – Solvej – Henning – Klaus – Eva – Klaus – Lars – Eugenia

1 Valg af ordstyrer:
Paul valgte sig selv som ordstyrer

2 Uformel runde:
Præsentation af mødte medlemmer

3 Valg af referent:
Eugenia er valgt som referent

4 Godkendelse af dagsorden:
Dagsorden er godkendt af gruppen dog med ændret rækkefølge 7b er rykket til 8.

5 Godkendelse af referat:
Referat fra mødet i Maribo dateret d 11 – 13 August 2014 er godkendt.

6 Orientering til de der deltager for første gang:
Gruppen byder Eva velkomme til refugiet – gruppen.
Paul orienterer kort om ideen samt formål bag Refugiet.

7 Orientering fra VIP- gruppen vedr. budget og økonomisk overblik:
L.L har godkendt et garant beløb kr. 100.000,00 til refugiet. Gruppen foreslog at Plan B iværksættes.
Her er prisen lavere mod at værter/værtinde og gæster deltager med klargøring til morgen- og aftensmad, opvask og andre forpligtelser.
Paul ønsker at nedlægge refugiet 2014-2015, hvilket skyldes at der fra L.L. side er for lille økonomisk garantistøtte. Og endvidere foreslog Paul, at der udarbejdes et ultimatum til L.L. som  skal godkendes af VIP-gruppe.
Lars sørger for at indhente fra LAP kontor et økonomiske overblik over refugiets samlede regnskab såsom udgifter til rejserefusioner, møder arrangementer og Refugie – ophold.
Lars forslog at en anden mulighed for at skaffe penge til Refugie – ophold er via donation fra private personer.

8 Orientering fra VIP-gruppe vedr. støtteforening:
Pauls følgende forslag:
– Tovholder til støttegruppe
– Sætte plakater op – Besøge steder som registreres til LAP`s data base
– Samle min. 300 donationer med henblik på at gøre donationer fradragsberettiget.
– Nuværende saldo på donations konto kr. 2.700,00
Lars vælges som ordstyrer til resten af gruppemødet.

9 Indbooking af værter/værtinder:
Lars præsentere det endelige vagtskema for værter/værtinder, og der opfordres til at skrive på hvornår man  ønsker at være vært i refugieperioden 5. Dec. 2014 – 23. Jan. 2015.
Eksterne værter/ værtinde kontakter Lars efter kl. 20 på mob: 2984 0407 og visiteres af Lars.
Forslag til næste møde, at der sendes invitation til info – møde for ekstern værter/værtinde medio November evt.  afholdes i ICM Maribo.

10 Annoncering af Refugiet samt forslag om at annoncere for hele Dec. – Jan. perioden.
Flyveren færdiggøres, dog med et andet forsidebillede, og omfatter for hele Dec. – Jan. perioden og sendes ud om et par uger.

11 Refugiets gæsters frivillige deltagelse:
Lars udarbejder en liste over refugiegæsters frivillige deltagelse i klargøring af morgen- og aftenbord, opvask og evt. andre opgaver.
Listen sendes ud til Refugiegruppen og tages op til næste møde.

12 Næste møde:
Næste møde holdes tirsdag d. 21 Okt. kl. 12:00 – 17:00 på LAP`s Hovedkontor i Odense.
Lars som fungerende ordstyrer og coach under dette møde gik rigtig fint. Og Gruppen bliv enig om at Lars er midlertidig tovholder for Refugiegruppen. Lars kontakter selv Paul om dette.
Henning blev valgt til at være rådgiver om det praktiske med aktiviteter og med servicering og mad i forbindelse med Refugiet.
Konflikter løses ved at går med energien og spørg ind til det. citat: Lars

13 Evaluering af mødet:
Mødet forløb tilfredsstillende og dagsorden gennemført. Takker alle i gruppen for mødet og ser frem til den næste møde.